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Einkaufscontrolling: Vorkalkulation auf Total-Cost-Basis ist Pflicht

veröffentlicht am 15.10.2008

So manches Unternehmen hat sich beim Einkauf in Fernost schon mal kräftig verkalkuliert: Die Preise der Lieferanten waren unwiderstehlich niedrig - doch die Kosten, die zusätzlich anfallen, wurden leider außer Acht gelassen.
Jens Holtmann, Chefredakteur des Informationsdienstes Einkaufsmanager gibt hierzu folgenden Tipp: Führen Sie eine Vorkalkulation auf Total-Cost-Basis durch. Die unumstößliche Regel beim Importeinkauf lautet: Der Gesamt-Kostenvergleich ist wichtiger als der Preisvergleich! Der Total-Cost-of-Ownership-Ansatz (TCO) beinhaltet sämtliche Kosten, die vor, durch und nach der Bestellung eines Produkts im Ausland anfallen.

Dazu ein Beispiel: Sie erhalten aus China ein Angebot für ein Kugellager mit einem Stückpreis von 20 €. Dieses Kugellager kaufen Sie zurzeit in Deutschland für 49 € ein. Die 29 € reiner Preisvorteil sind jetzt keinesfalls als Saving (Ersparnis) auszuweisen. Das ist sonst eine Milchmädchenrechnung. Neben den üblichen Bezugskosten sind allerdings noch einige andere Kostenblöcke zu berücksichtigen.

Beachten Sie: Nach der TCO-Betrachtung kann das Kugellager aus Deutschland immer noch kostengünstiger sein. Es hat zwar einen höheren Einstandspreis, dank der geringeren Logistik- und Abwicklungskosten sowie der garantierten Qualität aber die geringeren Total Cost of Ownership (TCO).

TCO-Checkliste

Damit Sie zuverlässig entscheiden und beweisen können, ob sich das Importgeschäft überhaupt lohnt, müssen Sie für jeden konkreten Beschaffungsfall im Ausland die folgenden Kosten berücksichtigen:

1. Direkte Einkaufskosten

- Produkt-/Materialpreis
- Logistikkosten (Verpackung, Transport, Zwischenlagerung, Handling etc.)
- Transport-Versicherungsprämien
- Kosten für Dokumentation und Zollformalitäten Verzollung und Einfuhrgebühren
- Kosten (zusätzlicher) Qualitätsprüfungen
- Kosten für Agenten/Dienstleister/Beauftragte vor Ort
- Akkreditivkosten
- Währungsschwankungen
- Wareneingangsprüfung
- Fehlmengenkosten für Sachmängel und Rücksendungen
- Zusatzkosten für erhöhte Ausschuss- und Retourenquote
- Lieferverzugskosten
- Kosten für sonstige individuelle Risikoaufschläge

2. Indirekte Einkaufskosten

a. Vor der Bestellung
- Länder-Nutzwertanalyse
- Lieferanten-Nutzwertanalyse
- Lieferantenbesuche
- Erstmuster, -prüfung und -freigabe
- Qualitätsprüfung vor Ort
- Vertragsmanagementkosten
- TCO-Analysekosten
- sonstige individuelle Risikoaufschläge

b. Nach der Bestellung
- Lagerkosten (für größere Mengen)
- Kapitalbindungskosten
- Verpackungsentsorgung
- Produktion von Ausschuss
- Mangelfolgeschäden
- Fehlteileentsorgung
- Fehlmengenkosten
- sonstige individuelle Risikoaufschläge

Allein der Blick auf diese Checkliste zeigt, dass ein Importeinkauf „aus der Hüfte heraus“ ein kaufmännisches Husarenstück ist.