E-Sourcing steckt noch immer in den Kinderschuhen

E-Sourcing in Deutschland: Der BME wollte es näher wissen 

Gemeinsam mit der Universität Würzburg hat der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME) im Frühjahr 2011 228 Unternehmen zur aktuellen oder geplanten Nutzung von IT-Tools (Kataloge, Ausschreibungen, Auktionen und Lieferantenmanagement) befragt.

Ihr wenig schmeichelhaftes Fazit: In deutschen Einkaufsabteilungen werden viele Tools nicht oder nur unvollständig genutzt und damit erhebliche Sparpotenziale verschenkt.

Beachten Sie: Der BME und die Uni Würzburg geben ihr jährliches „Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung“ bereits seit 2004 heraus. Die aktuelle Version mit allen Ergebnissen finden Sie hier!

Der Einkauf ist der Innovationsmotor 

Die Macher des Stimmungsbarometers wussten aber nicht nur Kritik zu verteilen, sondern auch viel Lob. Ob bei Kleinund Mittelständlern (KMU) oder in Großbetrieben: Hier wie dort war und ist der Einkauf der Innovationsmotor. Er ist die treibende Kraft bei der Anschaffung und dem Einsatz von E-Sourcing-Tools.

Die am weitesten verbreiteten Katalogsysteme wurden eingerichtet (Ausschreibungen und Auktionen jeweils in Klammern):

• zu 87,9 % (80,8 %, 95,3 %) auf Initiative des Einkaufs
• zu 12,9 % (21,9 %, 14,0 %) per Anweisung der Geschäftsleitung
• zu 7,6 % (0,0 %, 2,3 %) auf Ratschlag der Lieferanten
• zu 5,3 % (4,1 %, 2,3 %) durch Anregung anderer Abteilungen

Viele Vorbehalte gegen E-Sourcing 

Wie nicht anders zu erwarten, halten in erster Linie Wirtschaftlichkeitsaspekte Einkaufsmanager davon ab, E-Sourcing- Lösungen in ihren Unternehmen einzuführen. Welche weiteren Gründe es gibt, keine elektronischen Systeme für die Beschaffung in einem Unternehmen einzuführen, wollten die Analysten des BME und der Uni Würzburg natürlich auch wissen.

Hier sind die Antworten (speziell für Katalogsysteme):

• Das Einsparpotenzial bei den Prozesskosten steht in keinem Verhältnis zum Aufwand = 42,1 %.
• Die Zahl der Bestellvorgänge ist so gering, dass sie mit traditionellen Einkaufsmethoden schneller zu erledigen sind = 36,8 %.
• Zu hohe Kosten für Anschaffung und Betrieb der IT-Systeme fallen an = 31, 6 %.
• Die benötigten Waren oder Dienstleistungen tauchen in keinem Katalog auf = 31, 6 %.
• Lieferanten haben ihrerseits keine Katalogsysteme installiert = 15,8 %.
• Es fehlen Ressourcen an Personal und Technik = 10,5 %.
• Unternehmensleitung lehnt IT-Einsatz ab = 10,5 %.
• nicht näher beschriebene rechtliche Hindernisse = 5,3 %

Falsche Erwartungen an das E-Sourcing 

Doch selbst wenn E-Sourcing-Tools angeschafft und in die innerbetrieblichen Prozesse implementiert werden, kommt es vielfach schon relativ kurz nach dem Start zu Stagnationsphasen:

• Die bestehenden Systeme werden durch keine neuen Features ergänzt.
• Die bestehenden Systeme werden nicht aktualisiert.
• Der Anwendungsradius wird nicht auf weitere Waren- und/oder Dienstleistungsgruppen ausgedehnt.

Für diese Ressourcenverschwendung ist nicht nur der Neuigkeitseffekt verantwortlich (der sich bekanntlich schnell abnutzt), sondern auch ein unterschätzter Know how-, Pflege- und Betreuungsaufwand. Denn in der Regel sind E-Sourcing- Tools nicht nur ziemlich umfangreich, sondern auch ziemlich schulungsintensiv.

Beachten Sie: So ist es auch nicht verwunderlich, dass es bisher nur wenige Einkaufsabteilungen geschafft haben, nahezu alle relevanten Güter/Dienstleistungen per E-Katalog zu beschaffen.

Der Einsatz lohnt sich! 

Zu den erfreulichen Ausblicken des BME-Stimmungsbarometers gehört allerdings auch, dass Jahr für Jahr der Anteil der Einkäufer steigt, die ihre Einstandskosten (Prozesskosten in Klammern) durch E-Sourcing-Tools senken können.

2011 waren es im Durchschnitt 

• –5 % (–25 %) bei Katalogsystemen,
•  –5 % (–10 %) bei Ausschreibungslösungen und
•  –12 % (–5 %) bei Auktionslösungen.

Der Mittelstand hat Nachholbedarf beim E-Sourcing 

Gerade um die inzwischen weit verbreiteten Katalogsysteme machen KMUs noch immer einen großen Bogen. Dabei sind E-Kataloge ohne Zweifel weiter auf dem Vormarsch. Allerdings nur in den Einkaufsabteilungen der Großunternehmen, wie einschränkend hinzugefügt werden muss. Dort liegt der Nutzungsgrad heute schon bei 90 %. Mit weiter steigender Tendenz.

Der Mittelstand hinkt mit nicht einmal 60 % deutlich hinterher. Schlimmer noch, 15 bis 20 % der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) planen zumindest mittelfristig keine Anschaffung und keinen Einsatz von E-Katalogen. Eine Haltung, die angesichts wachsender globalisierter Handelsströme mit ihren komplizierten Bestell- und Lieferprozessen nur erstaunen kann.

Beachten Sie: Ein Grund für die spärlichen Nutzungsquoten besonders bei den Mittelständlern (KMU) ist ganz sicher auch in der enorm gestiegenen Zahl der Kataloganbieter zu suchen. Eine Vielfalt, die viele KMUs offensichtlich eher erschreckt als ermuntert.

Die „Unter ferner liefen“ des E-Sourcing 

Im deutlichen Gegensatz zur Anwendungsdichte der Katalogsysteme warten IT-gestützte Auktionen sowie elektronische Ausschreibungen und Lieferantenmanagements noch immer darauf, aus ihrem Dornröschenschlaf erweckt zu werden.

1. Ausschreibungen: Nach den Katalogsystemen haben sich elektronische Ausschreibungen mit einigem Abstand als das Tool mit der zweitgrößten Anwendungsdichte etabliert. Die Nutzungsquote liegt bei rund 37,3 %. Wie bei den E-Katalogen haben auch hier Großunternehmen die Nase vorn. Der Renner sind IT-gestützte Ausschreibungen aber dennoch nicht. Ganz im Gegenteil: Aus Wirtschaftlichkeitsgründen (z. B. fehlende Beschaffungsvolumina) werden mittelfristig 20 bis 25 % der Großunternehmen und 40 bis 50 % der Mittelständler E-Ausschreibungen weder einsetzen, noch haben sie entsprechende Pläne in der Pipeline.
2. Auktionen: Das gleiche Bild sieht man bei den E-Auktionen. Während der Wirtschaftskrise hatten elektronische Auktionen zwar eine kleine, wenn auch sehr moderate Hochphase. Inzwischen nimmt die Quote aber wieder ab, auch bei den Großunternehmen. Fast 50 % geben an, dass IT-gestützte Auktionen für sie „nicht relevant sind“. Für KMUs waren und sind Auktionen ohnehin nur in Einzelfällen interessant.
3. Lieferantenmanagement: Ebenso gering ist die Nutzung von Tools fürs Lieferantenmanagement. Zwar will sich nahezu jedes 4. Unternehmen ein entsprechendes System anschaffen. Doch Planung ist nicht gleich Realisierung. Aktuell nutzen im Durchschnitt nur 24 bis 45 % der befragten Einkäufer IT-Tools, die die Lieferanten in ihre Beschaffungsprozesse mit einbinden. Mehr noch: Rund 35 % schätzen elektronische Lösungen für ein effektiveres Lieferantenmanagement sogar als ausgesprochen unwichtig ein.