Qualifiziertes Einkaufsmanagement - Wie Sie ein sinnvolles Kennzahlensystem aufbauen

Als „Einkaufsmanager” müssen Sie vor allem eines beherrschen: Qualifiziertes Einkaufsmanagement! Ein wichtiger Schritt ist hier der Aufbau eines sinnvollen Kennzahlensystems um die optimale Controlling-Grundlage zu schaffen.

Procurement Cost Control - Grundlage für Qualifiziertes Einkaufsmanagement

Wie Sie ein sinnvolles Kennzahlensystem aufbauen
Die Menge der möglichen Beschaffungskennzahlen wächst von Jahr zu Jahr - dank des Einfallreichtums der Controller. Keinesfalls dürfen Sie Ihrem Beschaffungs-Controlling-System ständig neue Kennzahlen hinzufügen. Komplexität und Unüberschaubarkeit steigen sonst rapide an. Die Aufgabe lautet: aus den übergeordneten betriebswirtschaftlichen Zielen des Unternehmens die Leistungskennzahlen für Qualifiziertes Einkaufsmanagement (Integriertes Einkaufscontrolling) zu entwickeln. Sie müssen praktisch die Stellhebel im Einkauf justieren und überwachen, die bei Verbesserungen im Zeitablauf das Unternehmensergebnis direkt und nachhaltig positiv beeinflussen.
Beachten Sie: Der Maßanzug ist hier gefragt. Was andere da treiben, ist letztlich zweitrangig.

Struktur- und Rahmenkennzahlen - Die Basis für Qualifiziertes Einkaufsmanagement

Diese übergeordneten Kennzahlen beschreiben die Geschäftstätigkeit des Unternehmens auf den Absatz- und Beschaffungsmärkten sowie seine interne und externe Entwicklung. Sie bilden die Basis für die objektive Beurteilung der Leistungskennzahlen. Hierzu zählen die typischen Kennzahlen, die das betriebswirtschaftliche Gerüst jeder Firma bilden.

Leistungskennzahlen für Qualifiziertes Einkaufsmanagement

Diese Kennzahlen beschreiben den aktuellen Stand sowie als Zeitreihe die Entwicklung der Einkaufsleistung in den direkten und indirekten Aktivitätsfeldern des Einkaufs:
  • Kosten
  • Qualität
  • Prozesse
  • Lieferanten
  • Logistik
Beachten Sie: Die Kunst besteht darin, das Kennzahlensystem so zu justieren, dass der Einkauf damit effektiv und effizient gesteuert werden kann und diese Kennzahlen zusätzlich auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind. Typische Schlüsselkennzahlen sind vor dem Hintergrund der oben erwähnten 5 Aktivitätsfelder beispielsweise:
Entwicklung der...
  • Zahl der fehlerhaften Anlieferungen
  • Zahl der verspäteten Anlieferungen
  • Fertigungsstillstände
  • Zahl der Hauptlieferanten (1st-Tier)
  • Materialpreisveränderung in %
  • Wertschöpfung des Fertigungs- und Nichtfertigungsmaterials in %
  • Einkaufskosten
  • Bestände und Lagerreichweiten für Gemeinkosten- und Fertigungsmaterial
Beachten Sie: Perfekt ist es, wenn diese Informationen praktisch tagesaktuell und auf einen Blick (grafisch ansprechend aufbereitet) abrufbar sind.
Die folgende Tabelle zeigt einen Auszug, wie ein Unternehmen aus dem Konsumgüterbereich den Einkauf steuert. Verbesserungen in diesen Bereichen haben dann automatisch positive Folgen auf die übergeordneten Unternehmensziele:
 STRATEGISCHE ZIELEMESSGRÖSSESOLLIST
FinanzenMaterialkostenMaterialpreisveränderung-3%
p.a.
-1,5%
p.a.
 ProzesskostenKosten C-Bestellung25€48€
Interne KostenLieferzuverlässigkeitLiefertreue in %98%92%
 EntwicklungsprojekteTeilnahme
Projekteinkäufer
100%90%
EinkaufsprozesseRahmenverträgeAbdeckungsrate80%85%
 Maverick-BuyingAbdeckung
EKV durch EK
30%28%
 Global SourcingAusschöpfung
LCC-Potenzial
90%60%
MitarbeiterQualifikationBildungsniveau50%
Fachkfm.
40%
 WeiterbildungSeminartage p.a.5 Tage p.a.3
 InnovationVerbesserungs-
vorschläge
2
p.a./ p. MA
4
 FremdsprachenEnglisch/
weitere
95%/
20%
70%/
5%
Beachten Sie: Voraussetzungen für das in die Firmenziele eingebundene Einkaufscontrolling sind strukturierte Informationen sowie die Beherrschung der notwendigen Methoden und Werkzeuge durch die Mitarbeiter des Einkaufs. Durch die Verknüpfung der Controllingwerkzeuge mit den ERP-Systemen ist eine möglichst hohe Systemunterstützung für ein Qualifiziertes Einkaufsmanagement anzustreben.

Wertvolle Informationen zum Thema Qualifiziertes Einkaufsmanagement

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Möchten Sie mehr zu diesem Thema erfahren? Im „Einkaufsmanager” finden Sie noch weitere hilfreiche Ideen und Praxis-Tipps für Ihren Einkauf:
Über den „Einkaufsmanager”
Jens Holtmann
Jens Holtmann
Chefredakteur
„Einkaufsmanager”
Jens Holtmann ist anerkannter Spezialist für professionellen Einkauf und Leiter der Einkäufer-Akademie. Er entwickelt seit 1993 praxistaugliche Erfolgskonzepte für den Einkauf in allen Branchen und Firmengrößen.
Für mich als stellvertretender Einkaufsleiter sind die praxisnahen und umsetzbaren Tipps das Wichtigste beim „Einkaufsmanager”: Vor einigen Ausgaben gab es zum Beispiel einen Artikel über Allgemeinkosten. Daraufhin haben wir uns mit den entsprechenden Dienstleistern in Verbindung gesetzt und von den Tipps des „Einkaufsmanager” reichlich profitiert. Diese wertvollen Informationen haben sich für uns im wahrsten Sinne des Wortes ausgezahlt.
Dirk Fritzsche, Paul Vahle GmbH KG, Kamen
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