Lieferantensuche

Die Lieferantensuche ist von wichtiger Bedeutung, wenn es darum geht, optimales Einkaufsmanagement zu betreiben. Es bedarf einer Menge Zeit, Geduld und auch Instinkt, gute und fruchtbare Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen. Im Wesentlichen geht es darum, qualitativ geeignete Produkte zu günstigen Preisen zu bekommen und immer darauf bauen zu können, rechtzeitig und in ausreichender Zahl beliefert zu werden.

Wie Sie Lieferanten systematisch auswählen und bewerten

Die richtigen Lieferanten finden, die besten herausfiltern und erfolgreich mit ihnen kooperieren ist von entscheidender Bedeutung für Ihre Versorgungssicherheit, für eine positive Kostenbilanz und die gute Qualität Ihrer Produkte.
Globalisierung heißt das Stichwort, das völlig neue Möglichkeiten für den Einkauf und die Lieferantensuche geschaffen hat. Folgen der Globalisierung sind die Erweiterung der Absatzmärkte über die Regionen hinaus, eine steigende Zahl von Wettbewerbern, die Verschärfung der Wettbewerbsintensität, zunehmender Kostendruck, unübersichtliche Märkte und niedrigere Transaktionskosten.
Beachten Sie: Sie dürfen auf die Chancen der Globalisierung bei Ihrer Lieferantensuche auf keinen Fall verzichten. Die Möglichkeiten des Internets und andere moderne Kommunikationsformen haben wesentlich zu einem Wandel der Beschaffungsmärkte beigetragen. Hinzu kommen billigere und effektivere Möglichkeiten der Logistik und des Transportes.
Die Transparenz der Märkte hat sich wesentlich erhöht. Auch Sie als mittelständisches Unternehmen besitzen die Möglichkeit des weltweiten Einkaufs und werden vor allem auch von Ihren Kunden mit dieser Notwendigkeit konfrontiert.

Die Märkte haben sich gewandelt

Auf der anderen Seite hat sich die Zahl der verfügbaren Anbieter von Waren und Dienstleistungen erhöht, was Ihnen auf der Einkaufsseite und bei der Lieferantensuche mehr Alternativen eröffnet. Die traditionellen Verkäufermärkte sind in immer größerem Maß zu Einkäufermärkten geworden. Allerdings hat der globale Konzentrationsprozess auch dazu geführt, dass sich Märkte von Einkäufer- zu Verkäufermärkten gewandelt haben. Energie und Stahl sind hier die wichtigsten Beispiele.
Informationen stehen schnell und in einer großen Vielfalt zur Verfügung. Mittlerweile gibt es spezielle Internetplattformen für Einkäufer, elektronische Märkte und virtuelle Messen im Internet. Informationen über aktuelle und potenzielle Lieferanten sind via Internet kurzfristig Abrufbar und erleichtern die Lieferantensuche. Der Datenaustausch per E-Mail funktioniert in Sekundenschnelle. Die Kosten für die Kommunikation sind auf ein Minimum geschrumpft.
Ein großes Hindernis in Unternehmen stellen nach wie vor die nicht vorhandenen Fremdsprachenkenntnisse dar. Fachlich fundierte Sprachkenntnisse sind allein aus dem Grunde notwendig, Missverständnisse zu vermeiden sowie Angebote für die richtigen Produkte und Dienstleistungen zu bekommen.

Was Sie bei der Lieferantensuche tun können

  1. Auslandsgeschäfts-Tauglichkeit herstellen

    Es ist Aufgabe Ihres strategischen Einkaufs bzw. der Geschäftsleitung, ein Personalentwicklungskonzept aufzubauen und zumindest dafür Sorge zu tragen, dass Ihre Einkäufer verhandlungssicheres Englisch und einen sprachlichen Grundstock für den notwendigen Small Talk im Umgang mit Geschäftspartnern beherrschen. Andere Sprachen wie Französisch, Spanisch, Russisch oder Chinesisch fallen in die Kategorie "nice to have".

    In ein solches Personalentwicklungskonzept gehört aber auch, sich mit den gesellschaftlichen und geschäftlichen Gepflogenheiten anderer Länder und Kulturen zu beschäftigen, um Verhandlungserfolge nach der Lieferantensuche nicht durch unbeabsichtigt falsches Verhalten zu gefährden.
  2. Daten für neue Lieferanten im Netz

    Hilfreich ist, eine eigene Plattform für den Einkauf im Internet zu haben, wo Lieferanten sich z. B. anhand von Fotos, Zeichnungen etc. ein Bild von den Bedarfsmengen machen können. Das muss nicht bedeuten, dass Ihr Einkauf eine eigene Homepage bekommt. Ein Teilbereich der Firmen-Homepage ist völlig ausreichend.

    Wichtig ist an dieser Stelle der Sicherheitsaspekt. Stellen Sie nur die notwendigen Informationen ins Netz, und sichern Sie den Zugang beispielsweise über Passwörter ab. Patente und spezifisches Know-how sind heutzutage zwar kein Schutzwall mehr, da sie wesentlich leichter kopierbar und eventuelle Ansprüche schwieriger durchsetzbar sind, trotzdem müssen Sie die Konkurrenz nicht schlauer machen, als sie eh schon ist.
  3. Veränderte Disposition

    Sie dürfen ferner die Logistik nicht aus dem Blickfeld verlieren. Sie werden aufgrund geografischer Gegebenheiten mit längeren Lieferzeiten rechnen müssen. Ein großes Gewicht kommt auch der Gestaltung der Vertragsbedingungen und dem Terminmanagement zu. Beachten Sie diesen Punkt bei der Lieferantensuche.

Grundsätzliches zur Lieferantensuche

Für die Lieferantensuche benötigen Sie einen systematischen Prozess. Finanzielle und technologische Stärke, die Marktstellung, die Konkurrenzsituation, Qualität, Zuverlässigkeit, verfügbare Kapazitäten sowie persönliche und fachliche Kompetenz sind entscheidende Kriterien bei der Lieferantensuche.
Diese Merkmale müssen Sie im Vorfeld abfragen und klären, wenn Sie längerfristige und aus Ihrer Sicht strategisch bedeutsame Lieferverträge abschließen wollen. Bei einem anstehenden Lieferantenwechsel ist zunächst eine Probelieferung für einen Teil des Bedarfs sinnvoll,um Qualität und Zuverlässigkeit des Lieferanten zu testen.
Die finanzielle Stärke erfragen Sie über eine Bankauskunft, Auskunfteien, Auskünfte bei Auslandshandelskammern der IHK oder bei den Wirtschaftsabteilungen der deutschen Botschaften in den jeweiligen Ländern.
Geht es um langfristige Verträge und hängen die Versorgungssicherheit und der Bestand Ihres Unternehmens von dieser Lieferantenbeziehung ab, kann es sogar sinnvoll sein, vorab ein Lieferantenrating einzuholen. Es gibt mittlerweile einige Ratingagenturen, die sich auf diese Dienstleistung spezialisiert haben. Sinnvoll ist auch, Dun & Bradstreet anzufragen.
Jedes Unternehmen auf der Erde, über das eine Auskunft vorliegt, ist eindeutig anhand der D-U-N-S-Nummer identifizierbar. Sie werden dort zumindest bei allen größeren Unternehmen fündig.
Beachten Sie: Vor allem im internationalen Geschäft lohnen sich die Kosten für die Abfrage. Ein Flop ist allemal teurer. Bei der Lieferantensuche spielen sowohl die persönliche als auch die fachliche Kompetenz eine große Rolle.
Geschäfte werden letztlich immer noch von Menschen gemacht. Und wenn die "Chemie" zwischen den Unternehmen und den Menschen im Unternehmen nicht stimmt, werden Sie auch keine erfolgreichen langfristigen Geschäftsbeziehungen aufbauen können, die gelebt und gestaltet werden.
Der Aufbau einer Lieferantenpartnerschaft rechnet sich für Sie. Gerade in Verkäufermärkten, in denen die Versorgungssicherheit Ihres Unternehmens im Vordergrund steht, zahlt sich eine gewachsene Beziehung aus. Selbstverständlich müssen beide Partner profitieren, damit nicht einer von beiden irgendwann die Lust an der Sache verliert.

Kriterien für die Lieferantensuche

Eine Ihrer Kernaufgaben im Einkauf ist die Auswahl und Bewertung der Lieferanten sowie der Aufbau eines Lieferantenmanagements. Bei der Lieferantenauswahl stehen die 5 Hauptkriterien Qualität, Service, Lieferzeit, Lieferfähigkeit und Preis im Vordergrund.
Die Erfüllung dieser 5 Kriterien muss für den gesamten Verlauf einer Geschäftsbeziehung gegeben sein. Auf Dauer werden diese Anforderungen nur dann erfüllt, wenn für beide Seiten eine Win-win-Situation entsteht, also Kunde und Lieferant von der Beziehung einen Vorteil haben. Ist das nicht der Fall, wird der Lieferant auf Dauer kein Interesse an einem Fortbestand der Geschäftsbeziehung haben und sich auf dem Markt nach Alternativen umsehen.
Um nachhaltige Vorteile aus einer Lieferantenbeziehung zu erzielen, benötigen Sie ein Lieferantenmanagement. Ihr Lieferant wird zum festen Glied in der Wertschöpfungskette Ihres Unternehmens. Im Rahmen der neueren Begrifflichkeit Supply Chain Management (SCM) wird der Lieferant zum Wertschöpfungspartner. Sie gehen eine Wertschöpfungspartnerschaft ein. In diesem Konzept reichen eine Reduzierung der Einkaufspreise und der Versuch, die Einkaufskosten zu senken, allein nicht mehr aus.
Die gesamte Kette von Ihrem Lieferanten bis zu Ihrem Kunden steht im Fokus, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Den Lieferanten in die Supply Chain einzubinden schafft Nachhaltigkeit. Verbesserter Service, flexibles Reagieren auf veränderte Anforderungen, eine schnellere Produktentwicklung und Markteinführung (time to market) zur richtigen Zeit werden möglich.
In diesem Zusammenhang nimmt der Lieferant eine bedeutende Rolle ein. Der Auswahl der Lieferanten sowie der optimalen Gestaltung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Lieferanten kommt eine entscheidende Bedeutung zu. Das heißt:
Alle relevanten Kriterien wie Qualität, Preis, Lieferservice, Flexibilität, Innovationspotenzial, Kommunikationsfähigkeit, die Bereitschaft zur langfristigen Zusammenarbeit und mögliche Risikofaktoren müssen Sie berücksichtigen, um Fehlentscheidungen bei der Lieferantensuche und die eventuell schwer wiegenden Folgen möglicher Risiken weitestgehend auszuschließen.
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Über den „Einkaufsmanager”
Jens Holtmann
Jens Holtmann
Chefredakteur
„Einkaufsmanager”
Jens Holtmann ist anerkannter Spezialist für professionellen Einkauf und Leiter der Einkäufer-Akademie. Er entwickelt seit 1993 praxistaugliche Erfolgskonzepte für den Einkauf in allen Branchen und Firmengrößen.
Das Einmalige am „Einkaufsmanager” ist für mich die Praxisnähe: Die Dinge werden sehr anschaulich dargestellt, sind leicht zu verstehen und in der Praxis direkt umsetzbar. In meinem Arbeitsalltag möchte ich den „Einkaufsmanager” nicht mehr missen.
Roberto Brandi, Selit-Tec Dämmsysteme GmbH, Erbes-Büdesheim
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