Kostensenkung Einkauf
Als Einkaufsmanager gibt es für Sie ein großes Ziel: Kostensenkung. Einkauf ist ein wichtiger Teilbereich, in dem eine Menge Geld gespart werden kann. Wichtiger Schritt ist hier z.B., mit den Lieferanten gute Bedingungen auszuhandeln.
10 nützliche Tipps für noch bessere Einkaufskonditionen und eine Kostensenkung im Einkauf
Stellen Sie dazu alles auf den Prüfstand:
Zahlungsbedingungen
Geben Sie Ihre Bedingungen vor.
Machen Sie diese zur Voraussetzung
Ihres Auftrages, z. B. 14 Tage 3 % Skonto,
30 oder sogar 45 Tage netto.
Akzeptieren Sie bei guten und zuverlässigen
Lieferanten auch den Bankeinzug,
der Skonti von 4 bis 5 %, das zeigen Beispiele
aus der Praxis, möglich macht.
Damit nicht von vornherein die (besseren)
Zahlungskonditionen Bestandteil
der Kalkulation des Lieferanten sind,
sollten diese erst in der Vergabeverhandlung
diskutiert werden, um eine Kostensenkung im Einkauf zu unterstützen.
Lieferbedingungen
Die in der Praxis noch immer sehr
häufig angewandte Bedingung "frei
Haus" beinhaltet zwar den für Sie
kostenlosen Versand, ist aber durch den
Gefahrenübergang auf Sie an der Rampe
des Lieferanten mit Kosten für eine
von Ihnen abzuschließende Transportversicherung
belastet. Vielen Unternehmen ist dies im Übrigen nicht bekannt,
und so stellt diese Lieferbedingung bei
Untergang des transportierten Gutes ein
hohes Risiko dar.
Aber selbst wenn Ihr
Lieferant alle Lieferkosten trägt, bedeutet
das nicht zwangsläufig, dass dies für
Sie die günstigste Lösung ist. Unter der
Voraussetzung, dass Ihr Unternehmen
sehr günstige Speditionsmargen, Ihr Lieferant
jedoch, besonders bei kleineren
Unternehmen mit weniger Frachtaufkommen,
schlechtere Konditionen hat,
ist die Selbstabholung für Sie oft der
sparsamere Weg und somit für eine Kostensenkung im Einkauf förderlich.
Um diese Variante durchgängig zu prüfen,
sollten Sie Ihre gesamten Lieferkosten
auf den Prüfstand stellen und sich
bei den Lieferanten, die kostenfrei liefern,
die Preise "ab Werk bzw. EXW"
anbieten lassen. Durch den Preisunterschied
zu vorher können Sie die kalkulierten
Transportkosten errechnen und
die Kosten, die über Ihren Spediteur
entstehen, gegenrechnen. Auch umgekehrt
empfiehlt sich natürlich diese
Untersuchung.
Angebotsvergleiche
Bei Kontraktlieferungen oder Festpreisvereinbarungen
über einen längeren
Zeitraum sollten Sie durch Alternativangebote
sporadisch Preis-/Kostenüberprüfungen
vornehmen, und zwar selbst
dann, wenn Sie den Lieferanten nicht
wechseln wollen. Schaffen Sie so die
nötige Preistransparenz und Voraussetzung,
den nächsten Kontrakt mit dem
Hauslieferanten fundierter zu verhandeln und mögliche Kostensenkung im Einkauf zu fördern.
Preissenkungen
Nehmen Sie besonders bei Schwierigkeiten
Ihrer Branche die ggf. temporäre
Marktschwäche zum Anlass, Ihre
Lieferpartner zu Preisnachlässen zu
bewegen. Weisen Sie auf die langjährige
Partnerschaft hin und dass Sie, auch
in für Ihr Unternehmen schlechteren
Zeiten, zu Ihren Lieferanten stehen
wollen, Sie aber deren Hilfe zur Überwindung
der "Flaute" benötigen. Auch temporäre Kostensenkung im Einkauf kann Ihr Unternehmen langfristig nach vorne bringen.
Wie viele Beispiele aus der Praxis gezeigt
haben, gibt es bei derartigen Aktionen,
zumindest bei den engeren Lieferantenbeziehungen,
keinen Partner, der sich
einer solchen Hilfe, entweder durch
Preisreduzierung oder wenigstens durch
eine länger zugestandene Preisstabilität,
verschließt.
Rahmenabschlüsse und
Mengenbündelungen
Streben Sie bei Produkten, die mehrmals
im Jahr bestellt werden, den Abschluss
eines Jahreskontraktes an. Für Ihre Lieferanten
hat das Vorteile bei der Planung
und Auslastung der Produktion und
beim Einkauf bzw. der Disposition
der Vorprodukte.
Diese Vorteile können
sie an Sie weitergeben. Prüfen Sie auch,
ob sich durch Teillagerung bei den Lieferanten
und die Vereinbarung von Abrufaufträgen
(just-in-time) noch weitere
Vorteile erzielen lassen.
Preiserhöhungsabwehr
Wehren Sie die von den Lieferanten
angekündigten Preiserhöhungen grundsätzlich
und schriftlich ab. Erfahrungsberichte
von Einkäufern zeigen, dass
Lieferanten von gut formulierten Abwehrschreiben
nicht unbeeindruckt sind.
Fast jeder Preiserhöhungswunsch konnte
modifiziert werden und wurde entweder
zurückgenommen oder zumindest reduziert.
Begründen Sie Ihre Ablehnung damit,
dass Sie höhere Preise auf Grund
der großen Konkurrenzsituation in Ihrer
Branche nicht an die Kunden weitergeben
können. Weisen Sie auch auf die
langjährige und partnerschaftliche Zusammenarbeit
hin und dass Sie diese
auch in schwierigen Zeiten erhalten
möchten.
Einkaufskooperation
Durch größere Mengen können Einkaufsvorteile
erzielt werden. Hierfür
eignen sich alle "Produkte", die auch für
andere Unternehmen interessant sind.
Hierzu zählen beispielsweise: die Telekommunikation,
die Energiebeschaffung,
Dienstleistungen wie z. B. Reinigung,
Speditionen oder Paketdienste, die
C-Artikel wie z.B. Büromaterial oder
Elektroartikel, das gesamte KFZ-/Fuhrparkwesen
incl. Leasingpartner und so
weiter.
Die Praxis zeigt, dass alle Lieferanten
bereit waren, bei der Zusammenfassung
der Bedarfe mehrerer Unternehmen
auch Rabatte in unterschiedlicher
Höhe zu gewähren und die Bündelung/
Kooperation zu honorieren.
Einkaufsprämien
Beteiligen Sie Ihre Einkaufsmitarbeiter
direkt am Einkaufserfolg. Ist die Erfolgsbeteiligung
auch noch in der Höhe
gestaffelt, spornt dies Mitarbeiter zusätzlich
zu noch besseren Leistungen an.
Erfahrungen aus dem Pharmagroßhandel
haben gezeigt, dass die vor Einführung
der Prämie schon sehr guten
Leistungen nochmals verbessert werden
konnten.
Wenn sich der Mitarbeiter
durch ein einfach definiertes Prämienmodell
bei jedem Einkaufserfolg ausrechnen
kann, "mit wie viel er dabei ist",
dann sind zusätzliche Erfolge vorprogrammiert.
Interneteinkauf
Durch ein großes Angebot an Online-Marktplätzen, ein gut strukturiertes
Katalogmanagement und die Möglichkeit
von Online-Ausschreibungen lassen
sich besonders bei C-Artikeln große
Prozesskosten- und auch Konditionenvorteile
Nutzen und die Kostensenkung im Einkauf vorantreiben.
Handwerkeraufträge
Die Kosten von Handwerkeraufträgen
geraten oft "aus dem Ruder", weil die
für das Gewerk vorgesehenen Zeiten
nicht ausreichen, zusätzliche Stunden
und Leistungen durch Unvorhergesehenes
anfallen und die entstehenden Mehrkosten
durch die in der Regel vereinbarte
"Abrechnung nach Aufwand" an die
Auftraggeber weitergegeben werden.
Machen Sie mit diesen Unabwägbarkeiten
Schluss und vereinbaren Sie, als
ersten Schritt Ihre Kosten überschaubar
zu machen und zu begrenzen.
Oft wird bei Handwerker-Leistungen
mit Stundenaufwand ein Festpreis vereinbart.
Allerdings haben Festpreise
den Nachteil, dass Ihre Lieferanten
Risiken, die auf ihrer Seite sind, in das
Angebot einkalkulieren und der Festpreis
entsprechend hoch ausfällt. In der
Praxis hat sich deshalb die "gedeckelte
Abrechnung nach Aufwand" bewährt.
Sie hat, wie der Name schon sagt, den
Vorteil, dass die maximalen Gesamtkosten
immer bekannt sind und durch
eine Kostendeckelung nach oben hin
begrenzt sind. Fallen bei einer schnelleren
Abwicklung durch Minderstunden
geringere Kosten an, werden diese durch
die Abrechnung nach Aufwand an Sie
weitergegeben. Durch die Deckelung
behalten Sie Ihre Kosten im Griff.
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