Einkaufsleiter

16 bewährte Praxis-Instrumente für Einkaufsleiter

Das effektive Führen von Mitarbeitern ist eine stetige und täglich herausfordernde Aufgabe für junge, aber auch für erfahrene Einkaufsleiter. Umfassendes Führen bedeutet einen ausgewogenen Mittelweg zwischen den Zielen des Mitarbeiters, des Unternehmens und den eigenen Zielen zu finden.

Auch wenn man auf Grund seiner persönlichen Veranlagung keine Führungsqualitäten aufweisen kann, ist es dennoch möglich, sich sukzessive praxiserprobte Führungsqualitäten anzueignen und diese anzuwenden.
Die Realität zeigt nämlich, dass viele Einkaufsleiter mangels vorhandener Führungsqualitäten oder aufgrund zu sachlicher oder zu einseitig fachlicher Orientierung in ihrem Team gescheitert sind.
Wir stellen Ihnen 16 praxiserprobte Führungsqualitäten im Bereich Einkauf vor.

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1. Ständig schnelles und situatives Einstellen auf neue Sachverhalte

   Geplagt von einer Vielzahl von täglich neuen (Über-)Informationen per Telefon, E-Mail und persönlichen Gesprächen, muss sich ein Einkaufsleiter zusätzlich ständig innerhalb kürzester Zeit auf neue Probleme mit teils bedeutender Tragweite einstellen und gemeinsam mit den Mitarbeitern eine Lösung finden.

2. Mitarbeitern Schwierigkeiten aus dem Weg räumen

   Bekommt ein Mitarbeiter auf Dauer keine Hilfe vom Einkaufsleiter oder merkt er, dass dieser ihn intern oder extern nicht gegen Attacken unterstützen - also nicht voll hinter ihm steht -, wird er sich frustriert in die innere Emigration begeben.

3. Bereitschaft für Personalentwicklung

   Finden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern deren Stärken und Schwächen heraus. Vereinbaren Sie stets zusammen, ob intern oder extern passende Entwicklungsmaßnahmen ausgesucht werden sollen oder ob Sie als Coach fungieren können.

4. Informations- und Gesprächsbereitschaft

   Informieren Sie Ihre Mitarbeiter ständig und umfassend in persönlichen Gesprächen über aktuelle Ereignisse in der Firma und beziehen Sie die Mitarbeiter frühzeitig in die daraus resultierenden Konsequenzen mit ein.
   Für den Fall, dass Ihre Leute ständig wichtige Informationen nur von anderen oder gar nicht bekommen, werden sie auf Dauer verärgert, und es entsteht eine gefährliche Gerüchteküche, die dem Einkaufsleiter seinen Job kosten kann.
   Praxis-Tipp: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern ruhig auch über private Themen.

5. Erfahrenheit und Einschätzungsvermögen

   Von Ihnen als Einkaufsleiter wird erwartet, dass Sie mit Ihrer Lebens- und Berufserfahrung einzelne Sachverhalte richtig deuten können und Sie sich so schnell nichts vormachen lassen. Wird dieses mangelnde Einschätzungsvermögen von Mitarbeitern bemerkt, so wird es belächelt oder man wird dieses Defizit sogar ausnutzen.

6. Fachliche und methodische Qualitäten

   Sie als Einkaufsleiter benötigen zur Bewältigung Ihrer Aufgaben und bei der Analyse von Problemen folgende vertiefte fachliche Kenntnisse auf den Gebieten: strategischer Einkauf, bereichsübergreifendes Wissen, Einkaufscontrolling, (Business-)Englisch, Produktwissen, Schuldrecht, Betriebswirtschaft und Methodenwissen.
   Dieses Wissen vermittelt Ihnen Sicherheit und Selbstbewusstsein. Das bedeutet nicht, dass Sie in jedem Einkaufssachgebiet absolut vertieftes Fachwissen haben müssen, denn dort sind Ihre Mitarbeiter spezialisiert.

7. Kommunikative Fähigkeiten

   Offene, klare, ehrliche Kommunikation und praktischer Einsatz von geeigneten Kommunikationstechniken sind elementare und unverzichtbare Bestandteile Ihrer Führungstätigkeit. Dies erfordert: Feedback geben, bei Unklarheiten rückfragen, aktiv zuhören, Empathie anwenden und Coaching.
   Beachten Sie: Jede Kommunikation wird auch automatisch durch die jeweilige Beziehung beeinflusst, die Sie zu einem Mitarbeiter haben.

8. Motivierende Fähigkeiten

   Ihre motivierenden Fähigkeiten lassen sich daran messen, inwieweit es Ihnen gelingt, Visionen, kulturelle Wertvorstellungen und Umfelder zu vermitteln, bei welchen Ihre Mitarbeiter auch weiterhin motiviert arbeiten und die Unternehmensziele erreichen.
   Beachten Sie: Als Einkaufsleiter können Sie keine Motivation erzeugen, sondern Sie können diese nur ermöglichen. Sie müssen daher herausfinden, womit Sie Ihre Mitarbeiter motivieren können. Zu unterscheiden sind hierbei die intrinsische (von innen heraus) und die extrinsische Motivation (Anreize von außen, z.B. das Gehalt).
   Neben dem Gehalt sind andere Kriterien eher für eine wirksame und anhaltende Motivation der Mitarbeiter förderlich: vorhandene Selbstständigkeit, lockeres Betriebsklima, offener und vertrauensvoller Umgang, interessante und herausfordernde Tätigkeiten, Image der Firma, Standort und Branche.

9. Delegationsverhalten

   Beim Delegieren ist es wichtig, dass Einkaufsleiter ganze Aufgaben verbunden mit einer Ergebnisverantwortung an einen Mitarbeiter vergeben. Diesen übertragenen Handlungsspielraum müssen Sie dem Mitarbeiter auch selbstständig zugestehen und nicht dauernd eingreifen, denn sonst erkennt dieser schnell, dass es sich lediglich um eine Scheindelegation handelt. Wichtig ist hierbei, eindeutig festzulegen, welche Aufgaben Sie delegieren können und welche Sie selbst erledigen müssen. Keinesfalls darf der Mitarbeiter überfordert werden.
   Praxis-Tipp: Lassen Sie es nicht zu, dass Ihnen die Aufgaben ständig zurückdelegiert werden, da Sie nicht für alle Probleme Ihres Mitarbeiters zuständig sind und eine gewisse Selbstständigkeit erwarten können.

10. 10. Kontrollverhalten

    Ohne Ergebnis- und Stichprobenkontrollen kommen auch Sie als Einkaufsleiter nicht aus, denn Sie werden in Ihrem Bereich im Fall von Abweichungen zur Verantwortung herangezogen. Allerdings sollten Sie Ihre Kontrollen auf Zwischenergebnisse bzw. auf Erledigung hin beschränken. Vermeiden Sie ständige oder gar Überraschungskontrollen, da dies demotivierend wirkt. Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen Vertrauensvorschuss.
    Praxis-Tipp: Loben Sie bei guten Ergebnissen nicht zu oft, da sich sonst die gewünschte Wirkung langsam abnutzt.

11. Ganzheitliche Ergebnisorientierung

    Eine einseitige Betrachtung von möglichen einkaufsseitigen Verbesserungen nur mit der Einkaufsbrille stellt für ein Unternehmen nicht immer ein optimales Ergebnis dar. Daher ist es besonders als Einkaufsleiter wichtig, die Auswirkungen von Verbesserungen oder Veränderungen auf andere betroffene interne Bereiche mit Hilfe von qualitativ und quantitativ messbaren Ergebnissen zu beurteilen.

12. Formulierung von Zielen und Erwartungen

    Definieren und vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam klare und erreichbare Jahresziele in einem Mitarbeitergespräch. Keinesfalls sollten Sie Ihren Mitarbeitern diese Ziele "aufzwängen". Das demotiviert, und die Ziele werden nicht erreicht. Zusätzlich sollten Sie in Alltagsgesprächen Ihre Erwartungen Ihren Mitarbeitern gegen über klar äußern.
    Beachten Sie: Sie als Einkaufsleiter sind im beruflichen Alltag ständig konkurrierenden, widersprüchlichen und teilweise unvereinbaren Erwartungen seitens der Mitarbeiter, Vorgesetzten und Kollegen in Bezug auf Ihren eigenen Erwartungen ausgesetzt. Sie müssen diese Widersprüche so akzeptieren und versuchen, sie situativ auszugleichen und damit zu leben.

13. Konfliktfähigkeit

    Als Einkaufsleiter können Sie es nicht jedem recht machen. Daher dürfen Sie Konflikte nicht aussitzen oder aufschieben und Ihrem betroffenen Mitarbeiter aus dem Wege gehen.
    Bei unausweichlichem Gesprächsbedarf dürfen Sie nicht harmoniebedürftig sein und müssen die strittigen Punkte direkt, diskret, zeitnah und komplett in aller Deutlichkeit ansprechen. Halten Sie bei solchen Gesprächen immer direkten Blickkontakt und schauen Sie nie zur Seite. Dies vermittelt Schwäche und gibt dem Gesprächspartner den Eindruck, dass Sie nicht hinter Ihrer Position stehen.
    Beachten Sie: Sie müssen die Fähigkeit haben, Ihren Mitarbeitern auch unpopuläre Entscheidungen zu kommunizieren und zu begründen.

14. Typenbezogenes Führen

    Von der Persönlichkeit her sind Ihre Mitarbeiter alle unterschiedlich, wie z.B. introvertiert und extrovertiert, sachlich und emotional, alt und jung, erfahren und unerfahren. Alle diese Mitarbeiter müssen unterschiedlich geführt werden.
    Einem jungen Mitarbeiter sollten Sie beispielsweise viel mehr über die Schultern schauen als einem erfahrenen, der bei zu viel Einmischung in die innere Emigration gehen würde. Diese verschiedenen Persönlichkeitseigenschaften Ihrer Leute müssen Einkaufsleiter erkennen und in Ihren Führungsalltag integrieren.

15. Soziale Kompetenz

    Ein Führungsstil, der rein auf Fakten basiert und die zwischenmenschlichen Aspekte nicht mitberücksichtigt, ist nicht mehr up to date, ganz zu schweigen von der schwierigen Durchsetzbarkeit.
    Bei Konflikten mit Ihren Mitarbeitern müssen Sie ausgewogen reagieren und ständig abwägen, inwieweit aufgrund von Aussagen oder Verhaltensweisen wirklich weiterer (auch disziplinarischer) Handlungsbedarf besteht. Wenden Sie eine Fehlerkultur an, die weitere Kreativität nicht bremst und in der Fehler ruhig einmal passieren dürfen. Allerdings muss aus ihnen auch gelernt werden.

16. Entscheidungsfähigkeit

    Ihre Vorgesetzten, aber auch Ihre Mitarbeiter erwarten, dass von Ihnen zur weiteren Bearbeitung Entscheidungen getroffen werden. Dies müssen Sie auch können. Vergessen Sie dabei aber nicht, dass Sie mit Ihrer getroffenen Entscheidung später auch in der Verantwortung stehen.
    Um eine Entscheidung fundiert treffen zu können, müssen Sie Folgendes beachten:
    • Stellen Sie eine aussagefähige Faktenlage zusammen.
    • Treffen Sie Entscheidungen nie unnötig schnell oder unnötig langsam.
    • Verschaffen Sie sich Kenntnisse über mögliche Alternativen.
    • Harmoniebedürftigkeit darf nie ein Kriterium für Entscheidungen sein.
    • Überlegen Sie, ob es eine noch einfachere Lösung gibt.
    • Treffen Sie nie eine vorschnelle und majestätische Entscheidung, nur um anderen zu beweisen, dass Sie der Einkaufsleiter sind.

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