Spitzenergebnisse im Einkauf sind kein Zufall!

Die Einkaufsmanager-Indices sind ein wichtiger Indikator für die Wirtschaft. Die aktuellen Zahlen geben Anlass zur Hoffnung und deuten eine baldige Erholung der Weltwirtschaft an. Eine Schwalbe macht aber noch lange keinen Sommer, meint Jens Holtmann, Chefredakteur der Fachinformationsdienste Einkaufsmanager und Globaler Einkauf aktuell. Der Grund für die zurückhaltende Einschätzung des erfahrenen Einkaufsexperten: In den maroden Banken, im unsicheren Arbeitsmarkt und in den außerordentlich gestiegenen Staatsverschuldungen der einzelnen Länder steckt zu viel Bremspotenzial.

1. Der Arrogante
Ob ironische Bemerkungen, bewusste Versprecher oder unverblümte Unhöflichkeiten: Ein Verkäufer hat viele Möglichkeiten, um Ihnen zu zeigen, dass er sich überlegen fühlt.

Worauf kommt es beim Lieferantenmanagement in diesen Tagen an? Mit diesem Thema beschäftigte sich das Panel "Lieferantenmanagement: bessere Leistung, intensivere Zusammenarbeit und Kommunikation mit Dienstleistern" beim 1. Berliner Experten Panel "Einkauf & Logistik".

"Du sollst nicht das selber machen, was andere viel besser und schneller können", so das Gebot kostenbewusster Entscheider. Wenn ich etwas nicht kann oder zu wenig/keine Kapazitäten (Zeit, Personal) dafür besitze, dann muss ich mir jemanden suchen, der es kann und dafür honoriert wird! Beachten Sie: In jedem Unternehmen schlummern auf der Ausgabenseite sowohl für Produktions- und Gemeinkostenmaterial, als auch für Dienstleistungen enorme „ungehobene Schätze“.

Jeder Unternehmer weiß, dass Gewinnzuwächse schnell durch Kostensenkungen erzielt werden können. In den meisten Fällen ist es eben leichter, Ausgaben zu reduzieren als den Umsatz zu steigern und oder die Preise zu erhöhen. Schon deshalb würde man davon ausgehen, dass die meisten Unternehmen ihre Kosten gut im Griff haben. Untersuchungen zeigen jedoch, dass die Bilanzen nahezu aller Unternehmen vorhersagbare zweistellige Einsparungspotenziale bei den Gemeinkosten aufweisen. Das gilt nicht nur für Wirtschaftsbetriebe, sondern auch für Behörden, Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen, so der Informationsdienst Einkaufsmanager.

In Zeiten eines Marktumschwungs rächen sich Sorglosigkeit und Nachlässigkeit beim Rahmenvertrags-Management besonders. Mengenzusagen in der Rezession zurückzunehmen, ist kein leichtes Unterfangen. Vielen Lieferanten brechen die Verkaufsumsätze weg; sie wollen verständlicherweise die vertraglich fixierten Herstell- und Lieferpflichten erfüllen. Große Bedarfsmengen sind gegenüber Lieferanten ein gern und häufig genutzter „Köder“ für niedrigere Preise. Abrufmengen sind auch deshalb so beliebt, weil trotz längerer Fertigungs- und Lieferzeiten die Materialversorgung des Unternehmens gesichert ist.

Beachten Sie: Die Bezeichnung eines Kauf- oder Werkvertrages als Rahmenvertrag entbindet den Einkauf nicht automatisch von seiner Abnahmepflicht. Die weit verbreitete Ansicht, dass die Abnahmepflicht erst durch genau definierte Einzelabrufe begründet wird, ist fast immer falsch. Der Informationsdienst Einkaufsmanager stellt Ihnen ein Urteil vor, das weitreichende Folgen für den Einkauf hat.

Schriftliche Spielregeln sind die beste Basis für die Lieferanten-Bewertung. Haben Sie einen gegengezeichneten Lieferanten-Leitfaden von Ihren wichtigsten Zulieferern vorliegen? Nein? Dann wird es höchste Zeit dafür. Dieses Hilfsmittel erfreut nicht nur Auditoren im Rahmen von Zertifizierungsprojekten – das ist nur ein netter Nebeneffekt –, sondern transportiert vollständig die Wünsche, Erwartungen und Anforderungen Ihrer Firma an die Lieferanten.

30 bis 40 % der Arbeitszeit eines österreichischen Einkäufers gehen fürs Telefonieren drauf, hat der Verband Einkauf und Management in Wien herausgefunden. Die Zahlen für deutsche Einkäufer dürften nicht viel anders aussehen. Grund genug, sich den eigenen Arbeitsplatz einmal genauer anzusehen.

50.000 €, 500.000 € 5.000.000 € – selbst Einkäufer kleinerer Unternehmen geben jährlich riesige Summen Geld aus. Aber kaum jemand hat wirklich einen Bezug zu solch hohen Bestellwerten.

Das würde sich sofort ändern, wenn der Einkauf die Lieferanten in bar bezahlen würde – auch wenn es "nur" das Firmengeld wäre. Den Kaufpreis von 250.000 € für eine Maschine im Geldkoffer an den Lieferanten zu überreichen: Was meinen Sie, wie würde sich das anfühlen?

Folgende Tipps, wie Sie die Technik der Visualisierung bei hohen Beträgen einsetzen, gibt Ihnen der Einkaufsmanager .

Wie überall im Leben sind auch bei Verhandlungen „Verstehen“ und „Verstandenwerden“ oft zwei linke Schuhe. Im Grunde ist nicht wichtig, was wir sagen, sondern nur, was bei unserem Gegenüber (Empfänger) ankommt. Da sind Missverständnisse vorprogrammiert durch: 
- gedankliche Vorwegnahme des Gesagten.
- stillschweigende Ergänzungen einer Aussage.
- Vermutungen über eine Aussage.
- Überhören des Gesagten.

Die 4 Seiten einer Botschaft

Psychologen haben herausgefunden, dass jede Nachricht unterschiedlich interpretiert werden kann. Je nachdem, in welcher momentanen Beziehung Sender und Empfänger zueinander stehen. Die Frage z. B.: „Wann ist der Reisebericht fertig?“ kann demnach gehört werden:
1. mit dem Sach-Ohr (wertfreie Information für den Empfänger),
2. mit dem Appell-Ohr (versteckte Aufforderung an den Empfänger),
3. mit dem Beziehungs-Ohr (offene Kritik an den Empfänger),
4. mit dem Offenbarungs-Ohr (versteckte Klage des Senders).

So weit die Theorie. Bei einer Verhandlung werden Sie aber kaum Ruhe und Zeit finden zu analysieren, mit welchem Ohr Sie gerade die Preisvorstellungen und Attacken des Verkäufers vernommen haben. Folgende Tipps gibt Ihnen die Redaktion des Einkaufsmanager hierzu: